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DESCRIZIONE DELLA PROTEZIONE DEI DATI DEI CANDIDATI DIPENDENTI

Versione conforme al regolamento GDPR dell'UE

Data di entrata in vigore: 16 ottobre 2017

 

Nome del file di dati: File dei dati dei candidati dipendenti del Gruppo Konecranes
Interessati:

Candidati dipendenti del Gruppo Konecranes (Konecranes Plc e sue affiliate) ed eventualmente terzi referenti (ad esempio datori di lavoro precedenti o altri referenti); negli Stati Uniti e in Canada, anche eventuali parenti dei candidati dipendenti che lavorino per aziende del Gruppo Konecranes (solo dati personali limitati)

Base giuridica del trattamento e finalità dell'uso dei dati personali:

Il trattamento dei dati personali ("Dati dei candidati dipendenti") si basa in genere e principalmente su quanto segue:

1) Il consenso o i consensi espressi dal candidato dipendente e/o da terzi;

2) Gli obblighi giuridici vincolanti (ad esempio diritto del lavoro, legislazione sulla protezione dei dati, norme antidiscriminazione e codici penali) e i diritti dei titolari del trattamento dei dati; e

3) Un interesse legittimo dei titolari del trattamento dei dati (necessità di coprire posti di lavoro vacanti).

L'interessato può revocare in qualunque momento il consenso al trattamento dei Dati dei candidati dipendenti.

Le finalità generali del trattamento e dell'uso dei Dati dei candidati dipendenti consistono nella selezione del personale per le aziende del Gruppo Konecranes.

Fra le finalità di dettaglio del trattamento e dell'uso dei Dati dei candidati dipendenti figurano:

1) Selezione del personale e gestione del talento (inclusa la gestione di dati e documenti);

2) Rendicontazione e analisi;

3) Sviluppo di sistemi e processi IT;

4) Gestione dell'accesso; e

5) Adempimento di obblighi del datore di lavoro, questioni di selezione del personale e diritti di candidati dipendenti e datori di lavoro.

Contenuto dei dati:

 

 

Dati di identificazione e associati in generale alla selezione del personale, come:

- Nome;

- Secondo nome;

- Cognome;

- Formula di saluto (solo per i candidati tedeschi);

- Indirizzo e-mail (privato e di lavoro);

- Numero di telefono (inclusi i numeri dell'abitazione e/o di lavoro e/o di cellulare);

- Titolo;

- Indirizzo privato (solo candidati esterni);

- Nome del datore di lavoro precedente;

- Dati relativi agli studi (campo e titolo di studio, facoltà, nome della scuola, data di inizio e fine);

- Autovalutazione delle competenze linguistiche, IT e di altro genere di rilievo per il lavoro;

- Lettera di accompagnamento, curriculum vitae ("CV") e altri documenti associati alla domanda;

- Informazioni sul superamento delle verifiche sanitarie (soltanto per i candidati che hanno accettato un'offerta di lavoro in Finlandia);

- Approvazione dell'assunzione da parte del comitato aziendale (solo per i candidati a un posto di lavoro in Germania);

- Risultato del colloquio;

- Informazioni relative al lavoro, come mansione e così via;

- Turno;

- Stipendio concordato;

- Indennità/componente variabile concordata;

- Offerta di incentivi;

- Accordo relativo alle giornate di formazione professionale;

- Costi di trasferimento;

Inoltre, soltanto per i candidati degli Stati Uniti:

- Nome del responsabile presso il datore di lavoro precedente;

- Indirizzo e numero di telefono del datore di lavoro precedente;

Inoltre, per i candidati che presentano domanda per una posizione negli Stati Uniti e/o in Canada:

- Numero di codice fiscale;

- Età;

- Sesso;

- Razza;

- Etnia;

- Stato di servizio militare;

- Autocertificazione volontaria di disabilità;

- Attese salariali;

- Motivazione della domanda;

- Informazioni sui referenti (nome, indirizzo e-mail e numero di telefono);

- Informazioni su eventuali parenti che lavorano per Konecranes (nome, relazione di parentela e sede di lavoro);

- Disponibilità a partecipare a colloqui di selezione del personale e/o a test di screening antidroga / di rilevamento dell'alcol nell'alito;

- Informazioni su licenziamenti o riassegnazioni;

- Sponsorizzazione per lo stato di visto per lavoro;

- Cittadinanza e permesso di lavoro legale negli Stati Uniti;

- Attuali accordi di non-concorrenza o limitativi di altro genere;

- Dati facoltativi associati allo screening per i crediti di imposta statali:

 

o Certificazione condizionale rilasciata dall'Agenzia statale per la forza lavoro (SWA, State Workforce Agency) o appartenenza all'agenzia locale per i crediti per opportunità di lavoro;

o 180 giorni o più di servizio nelle forze armate;

o Assegnazione di assistenza in denaro (indennità AFDC/TANF);

o Assegnazione di assistenza all'infanzia, per la casa o per i trasporti;

o Condanna penale con o senza condizionale;

o Assegnazione di assegno sociale integrativo (SSI, Supplementary Security Income);

o Uso di servizi di riabilitazione e formazione professionale;

o Assegnazione di tessere alimentari;

o Disoccupazione continuativa;

Inoltre, per i candidati da inserire in un posto di lavoro negli Stati Uniti e/o in Canada:

- Nome legale completo;

- Data di nascita;

- Nomi precedenti/alternativi;

- Indirizzo postale corrente (via e numero civico o C.P., città, Stato, CAP);

- Nome dei familiari e natura della relazione di parentela;

- Stato civile;

- Numero di patente, data di rilascio e data di scadenza;

- Numero di ruolo paghe del dipendente (CF);

- Numero di instradamento/transito/ABA;

- Numero di conto bancario;

- Nome del titolare del conto bancario;

- Nome della banca;

- Tipo di deposito;

- Tipo di conto;

- Conto corrente/di risparmio alimentato da stipendio;

- Numero di fascicolo del dipendente;

- Numero di telefono della banca;

- Numero di transito della banca;

Ulteriori informazioni raccolte per la documentazione necessaria per il processo di assunzione relativo a posti di lavoro negli Stati Uniti e/o in Canada:

Fonti di dati su base regolare: Candidati dipendenti stessi, datore/i di lavoro precedente/i, dipendenti del Gruppo Konecranes e risorse esterne che supportano i processi aziendali del Gruppo Konecranes (ad esempio specialisti di selezione del personale), fonti pubbliche.

Divulgazione e trasferimento regolari di Dati dei candidati dipendenti a Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo:

I Dati dei candidati dipendenti non vengono divulgati ad altri titolari di trattamento per un uso indipendente, salvo ove richiesto dalla legge, ad esempio nei confronti delle autorità. I Dati in questione non vengono inoltre divulgati con regolarità, salvo all'interno delle aziende del Gruppo Konecranes, e anche in tali casi la divulgazione deve rispettare la legislazione pertinente.

I Dati dei candidati dipendenti vengono trasferiti al di fuori dell'EU e/o del SEE (Svizzera inclusa) esclusivamente nella misura consentita dalle normative pertinenti e in conformità ad esse. A causa dell'assenza di decisioni sull'adeguatezza da parte della Commissione UE, per tali trasferimenti di dati vengono utilizzate come garanzie idonee e adeguate le clausole contrattuali standard della Commissione UE (del tipo da titolare del trattamento a responsabile del trattamento, decisione 2010/87/UE della Commissione). Copie delle clausole contrattuali standard sono disponibili tramite i dettagli di contatto indicati in precedenza.

In caso di trasferimento dei Dati dei candidati dipendenti a responsabili esterni del trattamento dei dati (subappaltatori o fornitori), vengono adottati accordi contrattuali adeguati (comprese le clausole contrattuali standard della Commissione UE, se applicabili), come richiesto dalle normative pertinenti, per garantire il trattamento lecito e appropriato dei Dati dei candidati dipendenti. È possibile che in alcuni casi tali trasferimenti includano dati personali appartenenti a categorie particolari (vale a dire dati sulla salute).

Per il trattamento, i Dati dei candidati dipendenti possono essere trasferiti verso i seguenti Paesi:

o Australia
o Austria
o Bangladesh
o Belgio
o Brasile
o Canada
o Cile
o Cina
o Repubblica Ceca
o Danimarca
o Estonia
o Finlandia
o Francia
o Germania
o Grecia
o Ungheria
o India
o Indonesia
o Italia
o Giappone
o Corea
o Lettonia
o Lituania
o Malaysia
o Messico
o Marocco
o Paesi Bassi
o Nuova Zelanda
o Norvegia
o Perù
o Filippine
o Polonia
o Portogallo
o Qatar
o Romania
o Russia
o Arabia Saudita
o Singapore
o Slovacchia
o Slovenia
o Sudafrica
o Spagna
o Svezia
o Svizzera
o Thailandia
o Turchia
o Ucraina
o Regno Unito
o Emirati Arabi Uniti
o Stati Uniti d'America
o Vietnam

Principi di sicurezza del file di dati:

I Dati dei candidati dipendenti vengono protetti mediante misure tecniche e organizzative contro l'accesso accidentale e/o illecito, l'alterazione, la distruzione o altri trattamenti, fra cui la loro divulgazione e il loro trasferimento non autorizzati.

Tali misure includono, in via non necessariamente limitativa, opportune configurazioni di firewall, la cifratura appropriata di telecomunicazioni e messaggi e l'uso di locali sicuri e monitorati per apparecchiature e server. La sicurezza dei dati riveste particolare importanza quando viene fatto uso di terzi (ad esempio subappaltatori di trattamento dei dati) che forniscono e realizzano sistemi e servizi IT.

I requisiti di sicurezza dei dati vengono debitamente rispettati nella gestione e nel monitoraggio dell'accesso ai sistemi IT. Al personale che nell'ambito delle proprie attività esegue il trattamento dei Dati dei candidati dipendenti vengono fornite una formazione adeguata e istruzioni appropriate sulle questioni relative alla protezione e alla sicurezza dei dati.

Diritti dell'interessato:

A termini di legge, l'interessato ha in qualunque momento il diritto di:

1)     Accedere su richiesta ai propri Dati dei candidati dipendenti e ricevere una copia dei medesimi e delle relative informazioni supplementari concernenti il loro trattamento come disposto dalla legge;

2)     Richiedere quanto segue, a condizione che le finalità del trattamento dei dati lo consentano:

a.     La rettifica dei Dati dei candidati dipendenti imprecisi;

b.     L'integrazione dei Dati dei candidati dipendenti incompleti; e

c.     La cancellazione dei Dati dei candidati dipendenti superati od obsoleti;

3)     L'eliminazione dei propri Dati dei candidati dipendenti da parte di Konecranes qualora:

a.     I Dati dei candidati dipendenti non siano più necessari in relazione alle finalità del trattamento dei dati;

b.     L'interessato revochi il consenso sul quale si basa il trattamento dei Dati dei candidati dipendenti e per quest'ultimo non vi sia alcun altro fondamento giuridico;

c.     Konecranes abbia trattato i Dati dei candidati dipendenti in modo illecito;

4)     Limitare il trattamento dei Dati dei dipendenti che lo/la riguardano qualora:

a.     L'interessato contesti l'esattezza dei Dati dei candidati dipendenti;

b.     Il trattamento sia illecito e l'interessato si opponga alla cancellazione dei Dati dei candidati dipendenti e ne richieda invece la limitazione; o

c.     I titolari del trattamento dei dati non necessitino più dei Dati dei candidati dipendenti per le loro finalità originali, ma l'interessato li richieda per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;

5)     Ricevere i Dati dei candidati dipendenti che lo/la riguardano, che l'interessato ha fornito ai titolari del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento dei medesimi; o

6)     Presentare reclamo presso un'autorità di controllo (mediatore finlandese per la protezione dei dati);

 

L'interessato può inoltre revocare in qualunque momento il consenso sul quale si basa il trattamento dei Dati dei candidati dipendenti.

Per avvalersi di tali diritti, l'interessato deve contattare per iscritto (anche tramite e-mail) i referenti elencati di seguito. Ove consentito o richiesto dalla legge, è tuttavia possibile che la richiesta venga respinta o limitata.

Periodo di conservazione dei Dati dei candidati dipendenti:

Il Gruppo Konecranes conserva in generale i Dati dei candidati dipendenti per non più di dodici (12) mesi a decorrere da:

1)     La decisione di procedere alla selezione del personale (in caso di apertura di una posizione specifica); o

2)     La raccolta dei Dati dei candidati dipendenti, in caso di domanda per una posizione vacante;

 

("Periodo di conservazione generale"), salvo diverso requisito o facoltà basato su:

1)     Qualunque norma di legge pertinente; o

2)     Consenso dell'interessato.

Konecranes ha inoltre sempre la facoltà di estendere il periodo di conservazione dei Dati dei candidati dipendenti per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o per svolgere proprie indagini interne, a seconda del caso.

Eccezioni:

In Canada: in luogo del Periodo di conservazione generale, a tutti i Dati dei candidati dipendenti e a tutte le finalità di utilizzo si applica un periodo di conservazione di ventiquattro (24) mesi a decorrere dalla decisione di procedere alla selezione del personale, in caso di apertura di una posizione specifica, o dalla raccolta dei Dati dei candidati dipendenti, in caso di domanda per una posizione vacante.

In Finlandia: oltre al Periodo di conservazione generale, il periodo di conservazione di tutti i Dati dei candidati dipendenti la cui finalità di utilizzo consiste nell'adempimento di obblighi del datore di lavoro e di diritti dei candidati dipendenti e del datore di lavoro (inclusi, in via non limitativa, quelli associati a procedimenti antidiscriminatori o penali) è pari a ventiquattro (24) mesi.

In Germania: in luogo del Periodo di conservazione generale, a tutti i Dati dei candidati dipendenti e a tutte le finalità di utilizzo si applica un periodo di conservazione di sei (6) mesi a decorrere dalla decisione di procedere alla selezione del personale, in caso di apertura di una posizione specifica, o dalla raccolta dei Dati dei candidati dipendenti, in caso di domanda per una posizione vacante.

Negli Stati Uniti: in luogo del Periodo di conservazione generale, a tutti i Dati dei candidati dipendenti e a tutte le finalità di utilizzo si applica un periodo di conservazione di trentasei (36) mesi a decorrere dalla decisione di procedere alla selezione del personale, in caso di apertura di una posizione specifica, o dalla raccolta dei Dati dei candidati dipendenti, in caso di domanda per una posizione vacante.

Fornitura dei Dati dei candidati dipendenti:

La fornitura dei Dati dei candidati dipendenti avviene su base volontaria, ma è necessaria per l'avanzamento del processo di selezione del personale presso il Gruppo Konecranes e per consentire l'eventuale stipula di un contratto di lavoro con un'azienda del Gruppo Konecranes.

La mancata fornitura dei Dati dei candidati dipendenti impedisce, o può impedire, la partecipazione alla selezione del personale da parte di Konecranes e, a seconda dei casi, la stipula di un contratto di lavoro.

Titolari del trattamento:

 

1) Konecranes Global Corporation (identificativo aziendale finlandese 2711339-8)

Indirizzo: Koneenkatu 8 (P.O. Box 661), 05830 Hyvinkää, Finlandia

Telefono: +358 (0)20 427 11

 

2) Konecranes Plc (identificativo aziendale finlandese 0942718-2)

Indirizzo: Koneenkatu 8 (P.O. Box 661), 05830 Hyvinkää, Finlandia

Telefono: +358 (0)20 427 11

Referente per le questioni relative al file di dati:

Lasse Toivonen (Data Protection Manager)

nome.cognome@konecranes.com

Indirizzo e-mail e numero di telefono come sopra.